1. Responsable y encargado del tratamiento
ESX ChatBOT WA es una plataforma de atención al cliente por WhatsApp prestada por ESX Servicios Integrales, República Argentina ("ESX").
- CUIT: 23-25745996-9
- Domicilio legal: Entre Ríos 5426, La Tablada, Partido de La Matanza, Provincia de Buenos Aires, Argentina
- Inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos Personales (AAIP): en trámite
- Contacto para temas de privacidad: [email protected]
Esta política aplica al sitio chatbot.esxsecurity.com, al Panel web y al servicio de mensajería por WhatsApp, conforme a la Ley N° 25.326 de Protección de Datos Personales y su normativa complementaria. Se distinguen dos grupos de personas:
- El Cliente (titular de la cuenta): la empresa u organización que contrata el servicio y sus usuarios del Panel (administradores, supervisores y agentes). Respecto de los datos del Cliente, ESX es responsable del tratamiento.
- Los contactos del Cliente (usuarios finales que escriben por WhatsApp). Respecto de sus datos, el Cliente es el responsable del tratamiento y ESX actúa como proveedor del servicio (encargado del tratamiento): los trata únicamente por cuenta del Cliente y para prestar el servicio. Corresponde al Cliente informar a sus contactos sobre el tratamiento, incluido el uso de herramientas automatizadas y de inteligencia artificial, y contar con la base legal que corresponda.
2. Datos que se tratan
2.1 Datos del Cliente y de los usuarios del Panel
Nombre, correo electrónico, rol (administrador, supervisor o agente), teléfono (opcional) y contraseña (se almacena únicamente como un hash cifrado, no en texto legible). El acceso al Panel genera un token de sesión con validez de 8 horas.
2.2 Datos de los contactos que escriben por WhatsApp
- Identificador de WhatsApp y número de teléfono del contacto.
- Contenido de los mensajes de texto recibidos y enviados, con fecha y hora, asociados a un ticket de atención. Los mensajes de grupos de WhatsApp se ignoran. Según el diseño actual del servicio, solo se procesa el texto de los mensajes.
- Ficha de cliente, cuando el Cliente la crea o el contacto se identifica: identificador de cliente, nombre, correo electrónico, teléfono, empresa, etiquetas, avatar, estado y un PIN de verificación definido por el Cliente.
- Datos del ticket: número, asunto, descripción, prioridad, estado, departamento y agente asignado, notas internas y fechas de creación y resolución.
2.3 Datos de las conexiones de WhatsApp
Nombre y número de teléfono de cada línea vinculada, su estado de conexión y el código QR temporal de vinculación. Las credenciales de la sesión de WhatsApp vinculada se guardan en el servidor para mantener la conexión activa.
2.4 Uso del asistente de inteligencia artificial
Cuando el Cliente activa el asistente y el contacto lo utiliza, el texto del mensaje del contacto, las instrucciones del asistente configuradas por el Cliente y un contexto mínimo (nombre del cliente y asunto y estado de sus tickets activos) se envían a un proveedor externo de modelos de inteligencia artificial para generar la respuesta. El servicio guarda además contadores de uso y de errores de la inteligencia artificial.
2.5 Formulario de contacto del sitio
Quien solicita una demo informa nombre, correo electrónico, teléfono (opcional) y mensaje (opcional). Estos datos se envían por correo electrónico al equipo de ESX; no se almacenan en la base de datos del servicio.
2.6 Pagos
Para pagos iniciados desde el sitio, se registran el plan elegido, el monto, el nombre y el correo electrónico (opcional) informados en el formulario, la referencia de la operación y su estado. Los datos de tarjetas y medios de pago son procesados directamente por Mercado Pago; ESX no los recibe ni los almacena.
2.7 Navegación
Los servidores pueden registrar datos técnicos de conexión (dirección IP, fecha y hora, páginas solicitadas) con fines de seguridad y diagnóstico. El sitio carga la tipografía desde Google Fonts, por lo que el navegador del visitante se conecta a servidores de Google.
3. Finalidades
- Crear y administrar las cuentas del Cliente y vincular sus líneas de WhatsApp.
- Recibir, enrutar, responder y registrar las conversaciones de atención al cliente, incluida la generación de respuestas con inteligencia artificial.
- Gestionar tickets, clientes, departamentos y estadísticas de atención.
- Procesar pagos, verificar su acreditación y contactar al comprador para activar el plan.
- Brindar soporte técnico y atender consultas, reclamos y solicitudes de los titulares.
- Garantizar la seguridad del servicio y prevenir fraudes y usos abusivos.
- Cumplir obligaciones legales, contables e impositivas.
Los datos no se utilizan para otras finalidades incompatibles ni se venden a terceros.
4. Base legal y consentimiento
Respecto de los datos del Cliente, el tratamiento se basa en su consentimiento libre, expreso e informado, prestado al contratar el servicio o crear la cuenta (art. 5 de la Ley N° 25.326), y en la necesidad de ejecutar la relación contractual y cumplir obligaciones legales (art. 5, inc. 2). Respecto de los datos de los contactos, la base legal es la que el Cliente haya establecido como responsable; ESX los trata conforme a sus instrucciones. El titular puede revocar su consentimiento ejerciendo sus derechos conforme a la sección 8, lo que puede implicar la imposibilidad de continuar prestando el servicio.
5. Destinatarios y transferencias internacionales
Para prestar el servicio, ESX utiliza proveedores que pueden recibir datos personales:
| Proveedor | Para qué | Datos | Ubicación del tratamiento |
|---|---|---|---|
| OpenRouter | Intermediario de acceso a modelos de inteligencia artificial | Texto del mensaje del contacto, instrucciones del asistente y contexto mínimo de tickets | Estados Unidos |
| Proveedores de modelos de IA a través de OpenRouter (por defecto Google, modelo Gemini 2.0 Flash, y OpenAI, modelo GPT-4o-mini, como respaldo) | Generación de las respuestas del asistente | Los mismos datos enviados a OpenRouter | Estados Unidos, u otra ubicación según el proveedor y la ruta que OpenRouter seleccione |
| Meta (WhatsApp) | Red de mensajería por la que se reciben y envían los mensajes | Mensajes, números de teléfono y metadatos de la conversación | Estados Unidos, según las políticas de WhatsApp |
| Google (Gmail / SMTP) | Envío por correo electrónico de las solicitudes del formulario de contacto | Nombre, correo, teléfono y mensaje del formulario | Estados Unidos |
| Mercado Pago | Procesamiento de pagos | Datos de pago y de contacto informados en el checkout | Según sus políticas |
| Cloudflare | Infraestructura de red (DNS, proxy y CDN) | Tráfico de red hacia el sitio y el Panel, incluida la dirección IP | Red global |
| Proveedor de alojamiento (VPS) | Alojamiento de servidores y base de datos | Todos los datos del servicio | Argentina |
| Google Fonts | Tipografía del sitio | Dirección IP y datos del navegador del visitante | Fuera de Argentina |
La conexión con WhatsApp se realiza mediante una biblioteca de terceros que emula WhatsApp Web; no se utiliza la API oficial de WhatsApp Business. Algunos de estos proveedores tratan datos en países que pueden no ofrecer un nivel de protección adecuado según la normativa argentina. Al utilizar el servicio, el Cliente presta su consentimiento informado para estas transferencias internacionales, que son necesarias para prestar el servicio (art. 12 de la Ley N° 25.326), y es responsable de obtener el que corresponda de sus contactos. ESX no vende datos personales. También podrá comunicar datos a autoridades que los requieran conforme a la ley.
6. Conservación y eliminación
- Los datos del Cliente y de sus contactos se conservan mientras la cuenta permanezca activa. El servicio no aplica actualmente una eliminación automática de conversaciones por antigüedad.
- Desde el Panel, el Cliente puede eliminar tickets resueltos (junto con sus mensajes), fichas de clientes y conexiones de WhatsApp; al eliminar una conexión se eliminan también sus tickets asociados.
- Los registros de pagos se conservan durante los plazos exigidos por la normativa contable e impositiva.
- Plazo de conservación luego de la baja de la cuenta: los datos se eliminan de forma inmediata, salvo aquellos que deban conservarse por obligación legal (por ejemplo, registros de pagos).
Cuando los datos dejen de ser necesarios para las finalidades para las que fueron recolectados, serán suprimidos o anonimizados.
7. Seguridad
ESX aplica medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos personales: las contraseñas de los usuarios del Panel se almacenan con hash, el acceso al Panel requiere autenticación con token de sesión y control de roles, y el sitio y el Panel se sirven mediante conexiones cifradas (HTTPS) a través de Cloudflare. Esto no implica cifrado de extremo a extremo de los mensajes dentro de la plataforma: los mensajes se almacenan en la base de datos del servicio para que el Cliente pueda atenderlos. Ningún sistema es completamente invulnerable; ante un incidente de seguridad que afecte datos personales, ESX adoptará las medidas necesarias para mitigarlo e informará a los titulares y a la autoridad cuando corresponda.
8. Derechos del titular (ARCO)
El titular de los datos puede ejercer los derechos de acceso, rectificación, actualización y supresión de sus datos personales, de forma gratuita en intervalos no inferiores a seis meses, salvo que acredite un interés legítimo (arts. 14 a 16 de la Ley N° 25.326). Los contactos del Cliente que deseen ejercerlos pueden dirigirse al Cliente que los atiende o a ESX; ESX asistirá al Cliente para dar curso a la solicitud.
Para ejercerlos ante ESX, debe enviarse un correo a [email protected] con el asunto "Derechos sobre datos personales", indicando nombre, el dato o la cuenta a que se refiere, el derecho que se desea ejercer y, de ser necesario, una copia de un documento que acredite la identidad.
- Acceso: ESX responderá dentro de los 10 días corridos de recibida la solicitud.
- Rectificación, actualización o supresión: ESX las efectuará dentro de los 5 días hábiles de recibido el reclamo.
La AGENCIA DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA, en su carácter de Órgano de Control de la Ley N° 25.326, tiene la atribución de atender las denuncias y reclamos que interpongan quienes resulten afectados en sus derechos por incumplimiento de las normas vigentes en materia de protección de datos personales.
9. Menores de edad
El servicio está dirigido a empresas y personas mayores de 18 años. ESX no recolecta intencionalmente datos de menores de edad como Clientes. Si un representante legal advierte que se han tratado datos de un menor sin autorización, puede solicitar su supresión escribiendo a [email protected]. El Cliente es responsable de los datos de menores que pudieran escribir a sus líneas de WhatsApp.
10. Cookies y almacenamiento local
- Almacenamiento local del navegador (localStorage): el Panel guarda en el navegador el token de sesión y los datos básicos del usuario, además de la preferencia de tema (claro u oscuro), para mantener la sesión iniciada. El token tiene una validez de 8 horas. Estos datos se eliminan al cerrar sesión.
- Cookies: el sitio no utiliza cookies publicitarias ni de seguimiento propias. Proveedores de infraestructura como Cloudflare pueden establecer cookies técnicas de seguridad y rendimiento. Mercado Pago puede utilizar sus propias cookies en su checkout.
- El usuario puede eliminar estos datos desde la configuración de su navegador; hacerlo cerrará su sesión.
11. Cambios a esta política
ESX puede actualizar esta política. La versión vigente es la publicada en esta página, con su fecha de última actualización. Los cambios sustanciales se informarán por el sitio o por correo electrónico.
12. Contacto
ESX Servicios Integrales — Argentina.
Correo: [email protected]
WhatsApp: +54 9 11 2387-7456